Pour qui remplir une déclaration ?
Plus d’information sur le Champ d’application dans les Instructions administratives.
Des règles spécifiques existent pour les catégories suivantes de travailleurs :
- les travailleurs occasionnels ;
- les étudiants ;
- les flexi-travailleurs ;
- le secteur socio-culturel et sport ;
- le personnel des établissements d’enseignement ;
- les « petits statuts » (stagiaires non assujettis).
Avez-vous effectué une déclaration qui n’était pas requise pour un travailleur ? Vous pouvez alors l’annuler.
Sommaire
Points d’attention pour les étudiants
Les travailleurs que vous engagez sous un contrat de travail pour étudiants doivent toujours être déclarés en Dimona. Cette règle vaut quelle que soit la période d'occupation et même s'ils relèvent d'une des exceptions mentionnées dans les Instructions administratives concernant le travail des étudiants.
Les prestations d’un étudiant doivent être déclarées avec le type de travailleur « STU », au plus tard le jour où l'étudiant réalise ses prestations. Si ces règles de déclaration ne sont pas respectées, les cotisations de solidarité ne pourront pas s'appliquer aux prestations de l'étudiant.
Points d’attention pour les travailleurs occasionnels
Dans les secteurs de l'agriculture (CP 144), de l'horticulture (CP 145) et de l'horeca (CP 302), des règles spécifiques existent pour le travail occasionnel. Les travailleurs occasionnels de ces secteurs qui sont engagés comme intérimaires (CP 322) sont également concernés.
Attention : les travailleurs ordinaires des secteurs de l'agriculture (CP 144), de l'horticulture (CP 145) et de l'horeca (CP 302) sont déclarés sous la commission paritaire « XXX » et sous le type de travailleur « OTH ».
Plus d’information dans les Instructions administratives concernant les cotisations de sécurité sociale.
Vous trouverez des informations spécifiques concernant la déclaration de travailleurs occasionnels dans le secteur horeca sur les pages de Horeca@work.
Enregistrement de présence via le fichier du personnel (horeca)
Dans certains secteurs, vous pouvez occuper des flexi-travailleurs et des travailleurs fixes à un tarif avantageux sous certaines conditions. L'une de ces conditions est que vous devez non seulement remplir une Dimona, mais aussi effectuer un enregistrement des présences et donc enregistrer quotidiennement les heures de début et de fin de l'occupation du (des) travailleur(s). Pour ce faire, vous pouvez utiliser soit la « caisse blanche » (système de caisse enregistreuse ou SCE), soit le « système alternatif d'enregistrement journalier des présences » (SAE).
Si vous souhaiter employer des flexi-travailleurs, vous devez :
- introduire une Dimona pour vos flexi-travailleurs : type de travailleur « FLX » et commission paritaire « XXX », et
- lorsque vous remplissez une déclaration pour une période : enregistrer chaque jour les heures de début et de fin de chaque flexi-travailleur.
Sur la page dédiée aux flexi-jobs, vous découvrirez comment engager des travailleurs de façon flexible et avantageuse grâce au système des flexi-jobs.
Si vous souhaitez demander la réduction pour travailleurs fixes, vous devez :
- introduire une Dimona pour vos travailleurs ordinaires : type de travailleur « OTH » et commission paritaire « XXX », et
- enregistrer chaque jour les heures de début et de fin de tous vos travailleurs, à l'exception des travailleurs occasionnels.
Le « système alternatif d'enregistrement journalier des présences » (SAE) est intégré dans le fichier du personnel.
Accès sécurisé au fichier du personnel
Pour effectuer un enregistrement journalier dans le fichier du personnel, vous devez disposer d'un accès sécurisé aux services en ligne du portail.
Configurer l’enregistrement journalier dans le fichier du personnel
Lorsque vous utilisez le SAE pour la première fois, vous devez d'abord et surtout configurer l'enregistrement journalier.
- Cliquez sur le bouton « Introduisez une Dimona via le fichier du personnel » et identifiez-vous.
- Vous vous trouvez sur l'onglet « Travailleur ». Au bas de la page, cliquez sur « Configurer l'enregistrement journalier ».
- Indiquez si vous souhaitez utiliser l'enregistrement journalier des présences, la caisse enregistreuse ou une combinaison des deux.
Effectuer un enregistrement journalier dans le fichier du personnel
Procédez comme suit :
- Cliquez sur le bouton « Introduisez une Dimona via le fichier du personnel » et connectez-vous.
- Vous vous trouvez sur l'onglet « Travailleur ». Au bas de la page, cliquez sur « Enregistrement journalier sur la base des travailleurs actifs ».
- Vous voyez maintenant la liste des travailleurs actifs. Saisissez les heures qu'ils presteront cette journée.
Besoin de plus d’information ? Allez alors à la rubrique 5 « Gérer l’enregistrement journalier (Secteur Horeca) de la Release Note-V2, Version 1.25 .pdf - Nouvelle fenêtre. Elle vous indique, étape après étape, comment effectuer un enregistrement journalier dans le fichier du personnel.
Quid si votre secrétariat social remplit votre déclaration Dimona ?
Ce n'est pas parce qu'une déclaration Dimona a été remplie que l'enregistrement des présences a automatiquement été effectué. Passez donc des accords clairs avec votre secrétariat social : demandez expressément qu'il effectue également l'enregistrement des présences si vous le souhaitez.
Même si votre secrétariat social remplit vos déclarations Dimona, c’est vous qui portez la responsabilité finale des déclarations. Via l'environnement sécurisé, vous avez toujours accès à votre fichier du personnel, où vous pouvez consulter toutes les déclarations effectuées.